En el turismo actual, llegar a un alojamiento después de un vuelo nocturno es algo habitual, una circunstancia que obliga a resolver una circunstancia muy concreta: ¿Cómo entrar en el alojamiento cuando no hay nadie que pueda entregar las llaves en persona? Esto sucede tanto en una vivienda vacacional como en un hotel, salvo que haya una recepción 24 horas. Con este objetivo surgen las cerraduras inteligentes, que permiten incorporar formas de acceso para facilitar esas situaciones, siempre que el alojamiento esté preparado correctamente para ofrecer este servicio. La tecnología adquiere sentido cuando los pasos están explicados antes de que aparezcan el cansancio, las maletas y las prisas.
El check-in autónomo es el presente, pero, reúne varias tareas que deben coordinarse: confirmar la reserva, completar los trámites del alojamiento, ofrecer seguridad y proporcionar los medios para acceder durante la estancia. La apertura de la puerta es una parte de ese proceso que suele ser la más visible e importante, pero, no es lo único que considerar. Por tanto, modernizar la llegada requiere pensar tanto en la apertura en sí, como en las comunicaciones, los horarios y la capacidad del establecimiento para atender a quienes necesitan ayuda al comenzar sus vacaciones o desplazamientos.
En este artículo, vamos a explicar qué son las cerraduras inteligentes, cómo funcionan y qué métodos utilizan, desde códigos hasta aplicaciones y otras opciones compatibles. Además, desarrollamos cómo preparar la llegada y automatizar tareas, con el objetivo de comprender cómo integrar estas herramientas en una experiencia cómoda, con medidas de protección y una atención accesible durante toda la estancia.
¿Qué son las cerraduras inteligentes y cómo funcionan?
Una cerradura inteligente incorpora un sistema electrónico para gestionar la apertura y el cierre mediante distintas autorizaciones. Su funcionamiento se basa en elementos físicos, un sistema de alimentación y un método para recibir o comprobar la orden de acceso. Cuando una autorización válida se presenta dentro de las condiciones establecidas, el dispositivo permite accionar el mecanismo y se abre.
Eso sí, esto no significa que cualquier cerradura pueda instalarse en cualquier puerta: antes de seleccionar una, hay que revisar dimensiones, cilindro, herrajes y condiciones de montaje, además del uso previsto en el hotel o vivienda vacacional. Además, conviene diferenciar el acceso local del control remoto: el primero se realiza junto a la puerta, mediante el método disponible; el segundo permite gestionar determinadas funciones desde otra ubicación.
Algunos sistemas pueden validar permisos previamente almacenados sin consultar internet en cada apertura, mientras otras operaciones requieren comunicación con una plataforma específica, por tanto, perder la conexión no tiene siempre el mismo efecto. El desarrollo de cerraduras inteligentes para viviendas vacacionales, como las ofrecidas por Yacan, es un claro ejemplo de como optimizar una serie de procesos sin la necesidad de estar presente.
Métodos de acceso: aplicaciones móviles, códigos PIN, tarjetas, huellas, voz…
Una vez determinado el uso de una cerradura inteligente en una vivienda vacacional u hotel, se debe escoger el tipo de acceso, existiendo múltiples opciones y variantes:
- El acceso mediante aplicación móvil permite utilizar una autorización digital desde un teléfono, siendo también una solución integral para la gestión de datos personales, el envío del registro a policía, la asignación de habitaciones o el check-in online.
- Otro de los accesos más habituales es el de los códigos PIN, una forma de entrada mediante teclado en el que poder cambiar el código tras cada estancia.
- De la misma manera, es posible recurrir a tarjetas, brazaletes u otros dispositivos de proximidad que se acercan al lector para abrir la puerta.
- Las huellas dactilares permiten identificar un patrón biométrico mediante un lector compatible, pudiendo incorporan tareas adicionales de registro y gestión. En un alojamiento con mucha rotación, este procedimiento puede no ser práctico para los huéspedes, pero si para el personal de limpieza o para el propio dueño.
- Los comandos de voz pertenecen a integraciones concretas con asistentes compatibles y no constituyen una función universal.
Al final, la selección del método debe responder al entorno real del alojamiento. La elección debe valorar cuántas personas usarán el alojamiento, que personal requiere de acceso, cómo se recibirá el acceso y qué ocurrirá si una pierde su acceso. Un sistema sencillo, bien configurado y comprendido por sus usuarios puede resultar más adecuado que acumular demasiadas opciones cuyo funcionamiento sea complejo o desconocido tanto para los viajeros como para el propio personal.
¿Cómo organizar el check-in autónomo desde la reserva hasta la entrada?
La organización de una llegada autónoma es uno de los objetivos del uso de una cerradura inteligente, comenzando cuando se confirma la reserva. El alojamiento debe explicar el horario de entrada, los pasos a seguir y cuándo recibirá el huésped sus instrucciones específicas.
Eso sí, siempre que se necesite realizar alguna gestión previa, conviene comunicarla con antelación y mediante un canal directo. De esta forma, se pueden resolver dudas antes de iniciar el desplazamiento. Cualquier mensaje deben corresponder a una reserva específica, y, se deben evitar enlaces o indicaciones ambiguas que obliguen al viajero a adivinar qué información necesita para completar su llegada.
En este mismo sentido, las instrucciones de acceso deben seguir el recorrido del huésped. Primero, la dirección exacta y la identificación del edificio; después, el portal, la planta y la puerta correspondiente. Si existen varias barreras, como una entrada comunitaria y otra privada, cada una necesita su explicación. Una fotografía orientativa del acceso puede ayudar dentro de las comunicaciones del establecimiento, junto con las indicaciones pertinentes.
Antes de activar la entrada, el establecimiento necesita coordinar reserva, disponibilidad y preparación del alojamiento. Una modificación de fechas o un cambio de habitación debe trasladarse a las instrucciones y autorizaciones correspondientes. Tras la llegada, un mensaje breve puede confirmar que todo ha funcionado y facilitar el contacto de asistencia. La comunicación debe incluir cómo cerrar al salir y qué hacer al finalizar la estancia. Esta secuencia convierte la estancia en un proceso funcional dentro de un servicio organizado desde antes de la llegada.
Protección y automatización: gestionar los accesos durante toda la estancia
En hoteles con recepción 24 horas, aunque pudiera pensarse que no es necesario el uso de cerraduras digitales, si que es un complemento fundamental a nivel de seguridad, optimización de tiempos y funcionalidad. Las cerraduras inteligentes para hoteles, además de para el check-in autónomo, sirven para dinamizar la reserva, evitar colas en recepción y modernizar las instalaciones. Por tanto, como se puede ver, la protección del alojamiento es otra de las ventajas adquiridas con las cerraduras inteligentes, comenzando por la asignación de permisos según las necesidades de cada usuario: los huéspedes necesitan acceder durante su estancia; limpieza y mantenimiento requieren autorizaciones relacionadas con sus tareas.
La automatización puede conectar los accesos con el programa de reservas o de gestión del alojamiento, siempre que exista compatibilidad. Por ejemplo, una integración puede preparar permisos para las fechas contratadas y coordinar el envío de instrucciones. Sin embargo, necesita contemplar cancelaciones, ampliaciones, cambios de habitación y reservas introducidas manualmente. Por tanto, debe haber un proceso de pruebas en la implantación, en el que comprobar operaciones habituales y excepciones, asignando responsables para revisar incidencias concretas.
Las cuentas desde las que se administran las cerraduras merecen especial atención. En estos casos, utilizar accesos individuales para el personal autorizado, proteger las credenciales y retirar permisos cuando cambien sus funciones es vital. Además, también deben revisarse las actualizaciones y los mecanismos de protección disponibles, porque si el sistema conserva registros, interesa definir quién puede consultarlos y durante cuánto tiempo se necesitan. Con estos mecanismos, la protección del alojamiento y la automatización de procesos optimiza el desarrollo de las estancias para los huéspedes, mejorando también el trabajo del personal.
